How we work: Unser “Proven Process”

Proven Process Header

Als relativ junge Agentur auf Wachstumskurs mit sehr dynamischen Strukturen und noch im Aufbau von vielen Prozessen, haben wir uns vor einigen Monaten dazu entschlossen, EOS® (Entrepreneurial Operating System®) zu implementieren. Es handelt sich dabei um ein umfassendes und ganzheitliches System mit relativ einfachen Prozessen und hilfreichen Werkzeugen zur Förderung des Unternehmenswachstums. Ein wesentlicher Bestandteil ist der sog. “Proven Process”. Warum dieser uns enorm in der täglichen Arbeit hilft und wie genau unser Proven Process aussieht erfährst du im Folgenden.

Julia

19.12.2021

Wissen

Why a Proven Process matters

EOS als Operating System sorgt dafür, Abläufe reibungsloser zu machen, effektiver zu gestalten und Pain Points anzugehen, noch bevor sie zu großen Problemen werden. Meetings werden effizienter abgehalten und die richtigen Leute sitzen in den richtigen Positionen. Insgesamt gibt es sechs Schlüssel-Komponenten:

  • Vision
  • Data
  • Process
  • Traction
  • Issues
  • People

EOS Modell

 

Der Proven Process ist Bestandteil des sog. “Vision/Traction Organizer (VTO)” und ein Teil der Marketing-Strategie. In der Regel bestehend aus 3-7 Schritten, beschreibt er die Leistung eines Unternehmens und kann zu einem echten Wettbewerbsvorteil werden, weil:

  1. der Fokus darauf gelegt wird, wie (potentiellen) Kund:innen am besten geholfen werden kann, anstatt sie mit Sales-Material zu überhäufen.
  2. der Proven Process in Form einer Grafik anschaulich und leicht verständlich aufbereitet wird, sodass potentielle Kund:innen direkt auf einen Blick verstehen, welche Leistungen geliefert werden.
  3. alle Mitarbeiter:innen wissen, welche Schritte zu unternehmen sind und wie sie an welcher Stelle im Prozess wichtig sind und welchen Einfluss ihr Handeln auf das Kundenerlebnis haben kann.

Eine Visualisierung des Proven Process stellt Kund:innen und Interessierten bildlich dar, was die Dienstleistung des Unternehmens ausmacht. Alle Mitarbeiter:innen sollten bestens mit dem Proven Process vertraut sein, damit konsistente Ergebnisse erzielt werden. Am Beispiel von EOS sieht der Proven Process wie folgt aus:

 

EOS Prozess Chart

 

Man kann den Proves Process auch mit einem Polarstern vergleichen, der einem die Richtung (auch in dunklen, chaotischen Zeiten) weist: Ein klarer Fahrplan für Führungskräfte und Mitarbeiter:innen, an dem sich alle orientieren können. Er trägt dazu bei, Ablenkungen zu verringern und sich auf das Wesentliche zu konzentrieren.

Es gibt drei Dinge, die bei der Erstellung eines Proven Process beachtet werden sollten:

  1. Die Darstellung muss visuell sein.
  2. Der Prozess muss wiederholbar sein.
  3. Er muss zum Unternehmen passen und authentisch sein.

Auch das beste Unternehmen mit dem besten Produkt braucht einen bewährten Prozess um langfristig erfolgreich zu sein. Ein guter Proven Process kann zudem sowohl Sales- als auch Marketing Tool sein. So kann sich z.B. die Abschlussquote in Sales-Gesprächen drastisch erhöhen, da es einfacher ist, potentiellen Kund:innen zu erklären, was sie von Anfang bis Ende des Projektes oder in der Zusammenarbeit erwarten können. Ein klarer Proven Process vermittelt Sicherheit, sorgt für Transparenz und gibt den Rahmen für Erwartungen vor.

Getting serious: Our Proven Process

Ob Projekt oder monatliche Betreuung: Unsere Kundenarbeit, vom Onboarding bis zur monatlichen Betreuung, folgt eben genau so einem klar festgelegten und strukturiertem Prozess. Dadurch ist für uns, aber auch für potentielle (oder neue) Kund:innen, in jeder Phase klar, welche Schritte als nächstes erledigt werden und was dafür benötigt wird.

Durch den klar definierten Prozess sollen Kund:innen optimal abgeholt werden und mit dem Proven Process erhalten sie einen klaren “Fahrplan” für die verschiedenen Phasen. Außerdem können die anstehenden To Dos – auf beiden Seiten – dadurch besser verteilt werden. 

Unser Proven Process lässt sich insgesamt in 6 Phasen einteilen:

  1. Discovery
  2. Gameplan
  3. Setup
  4. Execute
  5. Learn
  6. Improve

Unser Proven Process

Phase 1: Discovery

Es geht los mit der Discovery Phase. In der Regel werden Account Manager und unser Onboarding Specialist für einen neuen Kunden verantwortlich sein. Ein erstes Kennenlernen findet im sog. “Kick Off Call” statt. Hier werden Wünsche und wichtige Informationen ausgetauscht, die als Basis für die Strategieentwicklung genutzt werden. Auch technische Voraussetzungen, z.B. des Shop-Systems, werden besprochen und der Email Service Provider ggf. festgelegt. Der Fokus für die Zusammenarbeit wird gelegt.

Phase 2: Gameplan

In der nächsten Phase werden alle Informationen zusammengetragen und wir starten mit der Strategieentwicklung. Es wird zusätzlich eine Roadmap erarbeitet für die nächsten vier Wochen, inklusive aller Steps und dem geplanten Timing. Darüber hinaus werden für die nächsten drei Monate der Zusammenarbeit (bei einer monatlichen Betreuung) zunächst 2-4 Ziele gemeinsam festgelegt, auf deren Erreichung die vorgeschlagenen Maßnahmen hauptsächlich einspielen sollen. Die Ziele dienen außerdem der Erfolgsmessung und Validierung der durch uns umgesetzten Maßnahmen. Die Ziele werden in einem sog. Action Plan festgehalten. Innerhalb von Phase 2 werden außerdem erste Entwürfe in Form eines Moodboards angefertigt, die dann ebenfalls in das Strategie-Dokument aufgenommen werden. Dieses wird dann am Ende der Phase präsentiert und gemeinsam abgestimmt.

Next Steps 

In den folgenden Phasen 3 bis 6 geht es an die Umsetzung: Das technische Setup erfolgt, die ersten Emails werden erstellt und sobald alles abgestimmt ist, kann der erste Newsletter verschickt werden. Sofern ein monatlicher Retainer gebucht wurde, beginnt nun die reguläre monatliche Betreuung, sprich es starten die anfallenden Arbeiten im Account Management – vom monatlichen Kampagnen-Versand über die Umsetzung der Maßnahmen des Action Plans und das Flow Management. Der Umfang sowie zeitliche Aufwand der Phasen variieren natürlich stark entsprechend der jeweils gebuchten Leistungen, Kampagnen-Volumen und Anzahl der Flows. In den letzten beiden Phasen geht es dann ums Lernen und Optimieren: Erkenntnisse aus den ersten drei Monaten der Zusammenarbeit  werden zusammengetragen und gründlich analysiert. Basierend darauf werden Verbesserungen vorgenommen und ggf. neue Ziele vereinbart.

Mit einem klaren Fahrplan ans Ziel

Ohne Prozesse rücken Erfolg, Wachstum, Übersichtlichkeit und Profitabilität leider in weite Ferne. Viele Gründer:innen und CEOs sind Visionär:innen, die mit ihren Gedanken irgendwo in der Zukunft sind und an der nächsten genialen Idee tüfteln. Kaum etwas scheint unattraktiver als Prozesse festzulegen und für deren Umsetzung zu sorgen. Nichts desto trotz ist es unabdingbar, dass alle Mitarbeiter:innen auf “derselben Spur” sind und auf ein gemeinsames Ziel hinarbeiten. EOS ist wie ein “Betriebssystem für Menschen” und trägt dazu bei, das große Ganze im Blick zu haben, aber auch die täglich anfallenden operativen Aufgaben zu strukturieren und zu organisieren: Fokus halten! 

Der Proven Process ist dabei ein hilfreiches Werkzeug. Er stellt sicher, dass potentiellen Kund:innen die angebotene Leistung und der Ablauf klar sind und alle Schritte durch die visuelle Abbildung auf einen Blick erkennbar sind. Das schafft Vertrauen und reduziert Unsicherheiten, wodurch ein echter Wettbewerbsvorteil entstehen kann. Intern hingegen dient der Proven Process Mitarbeiter:innen als Orientierung und alle wissen, was an welcher Stelle zu tun ist. Für uns eine große Hilfe, um den Blick für das Wesentliche und die Orientierung auf unserer weiteren Reise nicht zu verlieren!